Πλήρης Οδηγός για Απογραφή Καταστήματος (2025)

Τι είναι η Απογραφή Καταστήματος;

Η απογραφή καταστήματος είναι η διαδικασία καταμέτρησης και καταγραφής όλων των προϊόντων που βρίσκονται στο φυσικό κατάστημα, ώστε να υπάρχει ακριβής εικόνα του διαθέσιμου stock. Αποτελεί βασικό κομμάτι της σωστής λειτουργίας μιας επιχείρησης λιανικής, γιατί αποκαλύπτει αστοχίες, διαφορές, ελλείψεις ή υπεράριθμα τεμάχια.

Γιατί η απογραφή είναι κρίσιμη για κάθε επιχείρηση λιανικής

Ακόμα και ένα μικρό λάθος στην ποσότητα ενός προϊόντος μπορεί να δημιουργήσει αλυσιδωτές επιπτώσεις. Με μια οργανωμένη απογραφή:

• Αποφεύγονται τα out-of-stock

• Μειώνονται οι απώλειες και οι αστοχίες

• Ελέγχεται η ακρίβεια των ταμείων και των παραγγελιών

• Βελτιώνεται η εμπειρία του πελάτη

• Υποστηρίζεται η σωστή τιμολόγηση

• Υπάρχουν ακριβή δεδομένα για οικονομικό προγραμματισμό

Στη λιανική, η απογραφή δεν είναι «αγγαρεία» — είναι επένδυση στη σταθερότητα και το κέρδος της επιχείρησης.

Πότε πρέπει να γίνεται απογραφή καταστήματος;

Συνήθως η απογραφή γίνεται:

1. Στο τέλος του έτους (υποχρεωτική για τα λογιστικά βιβλία)

2. Στο κλείσιμο κάθε σεζόν

3. Πριν από μεγάλες περιόδους ζήτησης (Black Friday, εκπτώσεις, γιορτές)

4. Όταν υπάρχουν ενδείξεις αστοχίας στο stock

5. Σε περίπτωση αλλαγής προσωπικού ή διαχείρισης

Για πολυκαταστήματα ή επιχειρήσεις με μεγάλο όγκο, προτείνεται η τακτική κυλιόμενη απογραφή (cycle count).

Ποια είναι η σωστή διαδικασία απογραφής καταστήματος (βήμα-βήμα)

1️⃣ Προετοιμασία

• Εκτυπώσεις / λίστες προϊόντων

• Έλεγχος barcode & ετικετών

• Οργάνωση χώρου και ραφιών

• Ενημέρωση προσωπικού

2️⃣ Καταμέτρηση με barcode scanners

Η χρήση ασύρματων scanner εξασφαλίζει:

• ταχύτητα

• ακρίβεια

• μείωση ανθρώπινου λάθους

• άμεση αντιστοίχιση SKU → ποσότητα

3️⃣ Καταγραφή και ταυτοποίηση

Οι ποσότητες καταχωρούνται στο σύστημα και συγκρίνονται με τις θεωρητικές ποσότητες.

4️⃣ Έλεγχος διαφορών

• Λανθασμένες παραλαβές

• Κλεψίματα

• Κατεστραμμένα/μη διαθέσιμα προϊόντα

• Προϊόντα χωρίς barcode

5️⃣ Τελικό Report

Παράδοση αναλυτικής αναφοράς με:

• συνολικές ποσότητες

• διαφορές

• ποσοστά ακρίβειας

• προτάσεις βελτίωσης

Τι προκαλεί λάθη σε μια απογραφή καταστήματος;

• Προϊόντα χωρίς barcode

• Ετικέτες που έχουν αλλοιωθεί

• Κακή οργάνωση ραφιών

• Λανθασμένες παραλαβές

• Προσωπικό χωρίς εκπαίδευση

• Ανεπαρκής χρόνος

Ακόμη και επιχειρήσεις με «τακτικό» περιβάλλον παρουσιάζουν συχνά 2%–7% απόκλιση, κάτι που οδηγεί σε απώλειες.

Πλεονεκτήματα συνεργασίας με επαγγελματικό συνεργείο απογραφής

Η επαγγελματική απογραφή προσφέρει:

• Εξειδικευμένο προσωπικό

• Χρήση βιομηχανικών barcode scanners

• Γρήγορη ολοκλήρωση σε μία ημέρα

• 100% ακρίβεια αποτελεσμάτων

• Αναλυτικά reports

• Μηδενική αναστάτωση στην καθημερινή λειτουργία

Οι επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν εξωτερικό συνεργείο βλέπουν έως και 40% μείωση λαθών από τον πρώτο κιόλας χρόνο.

Απογραφή Καταστήματος με την InvePlus

Η ομάδα μας ειδικεύεται στις απογραφές λιανικής, με πανελλαδική κάλυψη και τεχνογνωσία σε κάθε κλάδο — από μικρά καταστήματα μέχρι αλυσίδες retail.

Προσφέρουμε:

• Εξειδικευμένο προσωπικό απογραφής

• Βιομηχανικά scanners & σύγχρονα συστήματα

• Άμεσο reporting με ανάλυση διαφορών

• Απόλυτη συνέπεια σε χρόνους

• Προτάσεις βελτίωσης οργάνωσης αποθήκης & ραφιού

Συμπέρασμα

Η απογραφή καταστήματος είναι θεμέλιο για υγιή λειτουργία μιας επιχείρησης λιανικής. Με τη σωστή διαδικασία και τους κατάλληλους συνεργάτες, η ακριβής εικόνα του stock γίνεται ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.

Η InvePlus προσφέρει εξειδικευμένες, τεχνολογικά προηγμένες λύσεις απογραφής για καταστήματα σε όλη την Ελλάδα.